قد تبدو بعض المهام اليومية بسيطة لدرجة تجعلنا نؤجلها لوقت لاحق، مثل ترتيب شيء صغير، الرد على رسالة، وضع غرض في مكانه أو إنهاء خطوة سريعة في العمل، لكن تراكم هذه الأمور قد يجعل قائمة المهام أطول ويزيد الشعور بالضغط، وهنا تأتي قاعدة الـ 5 دقائق كطريقة سهلة للتعامل مع المهام الصغيرة في وقتها بدل تركها تتراكم وتسبب شعورًا بالضغط والتوتر، ويستعرض اليوم السابع كيفية تطبيق قاعدة الـ5 دقائق لتقليل تأجيل المهام و تنظيم اليوم بشكل أبسط وفقًا لما ذكره موقع "Mind bloom".
خلصي المهمة الصغيرة فورًا
تعتمد القاعدة على فكرة بسيطة، إذا كانت المهمة ستحتاج إلى 5 دقائق أو أقل، حاولي إنجازها فورًا بدلًا من كتابتها في قائمة المهام وتأجيلها، فالمهمة التي تستغرق دقائق قليلة قد تصبح أكثر إزعاجًا عندما تتراكم بجانب غيرها، بينما إنهاؤها في وقتها يساعدك على إبقاء القائمة أكثر ترتيبًا.
لو المهمة أكبر.. توقفي وحددي وقتًا لها
ليس المقصود أن تحاولي إنهاء كل شيء خلال 5 دقائق، فإذا بدأتِ في مهمة واكتشفتِ أنها تحتاج إلى وقت أطول، يمكن التوقف بعد هذه المدة والتعامل معها كمهمة تحتاج إلى وقت مخصص، وبهذه الطريقة تساعدك القاعدة على معرفة الفرق بين الأمر السريع الذي يمكن إنجازه الآن والمهمة التي تحتاج إلى تخطيط أكبر.
لا تجعلي المهام الصغيرة تعطل الأهم
من المهم أيضًا ألا تتحول قاعدة الـ5 دقائق إلى سبب لتأجيل الأعمال الأساسية، فإذا كان أمامك عمل مهم يحتاج إلى تركيز، لا تجعلي مجموعة من المهام الصغيرة تشتتك عنه، ويمكن إنجاز الأمور السريعة في الوقت المناسب، ثم العودة إلى المهمة الرئيسية التي تحتاج إلى تركيز ووقت أكبر.
استخدميها في البيت والشغل
يمكن تطبيق القاعدة في تفاصيل كثيرة خلال اليوم، سواء في المنزل أو العمل، مثل ترتيب الأوراق، الرد على رسالة قصيرة، إعادة شيء إلى مكانه أو إنهاء خطوة بسيطة في مهمة أكبر، ومع تكرار هذه الطريقة قد تقل كمية الأمور المؤجلة التي تنتظر وقتًا خاصًا لإنجازها، ويصبح التعامل مع المهام اليومية أكثر سهولة وتنظيمًا.
الهدف هو تقليل التراكم
لا تعتمد الفكرة على إنجاز أكبر عدد ممكن من المهام خلال اليوم، وإنما على منع الأمور الصغيرة من التحول إلى قائمة طويلة تشغل التفكير، لذلك يمكن اعتبار قاعدة الـ5 دقائق وسيلة بسيطة تساعدك على التعامل مع بعض المهام في وقتها، مع ترك المساحة الكافية للأعمال التي تحتاج إلى تركيز وتخطيط.
التعليقات